Obsah na firemním Sharepointu může být poměrně rozsáhlý, pojďme se podívat, jak si usnadnit hledání!
Při použití vyhledávacího pole Sharepointu se prohledává tento obsah:
- názvy souborů a složek
- obsah dokumentů
- použitá metadata
- obsah webových Sharepoint stránek
- osoby v organizaci
Výsledkem může být až příliš velké množství výsledků. Výsledky je možné filtrovat a řadit:
Výsledky je možné řadit dle relevance, případně dle datumu změny či vytvoření.
Zobrazit seskupené výsledky hledání je možné dle témat: Soubory, Weby, Příspěvky, …
Dále je možné výsledky filtrovat dle typu souboru (Word, Excel, Powerpoint) a dle poslední úpravy.
Pokud Vám tyto možnosti nedostačují je možné použít klíčové výrazy:
| Slovo | Ukázka | Význam |
| body | body:abc | Nalezne text abc jen uvnitř dokumentů, nikoliv v názvu souboru |
| filename | filename:abc | Nalezne text abc jen v názvu dokumentu |
| metadata | metadata:abc | Hledá jen v metadatech dokumentu |
| AND, OR | Česko OR Česká republika | Vyhledá výrazy Česko nebo Česká republika |
| NOT případně – | report NOT finanční ev. report -finanční | Odfiltruje nadbytečné, nepožadované výsledky |
| použití „“ | „Kostomlaty nad Labem“ | vyhledá výraz, který není rozdělený jiným textem, text je u sebe |
| * | V*clav | vyhledá Václav i Vaclav |
| -isdocument:true | abc -isdocument:true | Vyhledá vše kromě dokumentů |
| size | size > 500 000 | vyhledá jen velké soubory > 500 000 bytů |
| tags | tags:obchod | vyhledá dle firemních metadat |
| path | path:abc | vyhledá text abc jen v cestě k dokumentu |
| author | author:polak | hledá jen soubory od autora Poláka |