V cloudovém prostředí Microsoft 365 najdete kromě tabulkového editoru MS Excel i aplikaci s názvem Lists. K čemu slouží a kdy ji využít místo MS Excel?

Nejběžněji používaným nástrojem pro práci s daty je MS Excel. V některých specifických situacích nemusí být však tím nejlepším nástrojem. Excel nebyl vytvořen jako nástroj pro vytváření a správu databází.

Některé nedostatky MS Excel:

• práce s databází obsahující obrázky
• nastavení různých úrovní přístupů uživatelů k jednotlivým položkám databáze
• evidence historie změn v databázi
• nastavení povinnosti vyplnit dané pole (sloupec) databáze
• komplikované nastavení datového typu sloupce – do sloupce, který má obsahovat datum můžeme běžně zadat text či číslo apod.

 

Pokud je pro Vás některý z bodů z výše uvedeného seznamu důležitý, můžete využít jako alternativy k Excelu aplikaci Lists.

pozn. Aplikace Lists slouží pro „ruční“ zadávání dat – nikoliv pro zpracování či vizualizaci dat (MS Lists neumí složitější vzorce, funkce, kontingenční tabulky, grafy). Možnosti tvorby vzorců jsou omezené, omezené jsou i možnosti filtrace dat. Pokud chceme data zpracovávat, je možné je stáhnout do Excelu či Power BI.

MS Lists je cloudová aplikace, výhodami jsou:

• přístup odkudkoliv prostřednictvím prohlížeče – odpadá zasílání souborů mailem a vznik mnoha verzí souboru…
• přístup více uživatelů v jednom časovém momentu
• propojení s dalšími aplikacemi Microsoft 365 (např. Sharepoint, Teams, Power BI)
• evidence historie změn

Kdy aplikaci MS Lists použít:

• pokud chcete k jednotlivým položkám dodat obrazovou dokumentaci
• pokud vás zajímá historie změn dané položky, řádku
• pokud chcete různým řádkům nastavit různá práva a přístupy pro jednotlivé uživatele
• pokud chcete nastavit ve firmě schvalovací proces

K čemu MS Lists využít – návrhy:

• evidence majetku
• evidence služebních cest
• řešení schvalovacího procesu ve firmě
• návrh rozpočtu – každé oddělení edituje jen své položky

 

Dále je možné využít jako inspiraci k využití MS Lists ve firemním prostředí i předpřipravené šablony.

 

Ukázka využití – evidence hudebních nástrojů v ZUŠ:

Evidence obsahuje prvky typické pro MS Lists:

• obrázky nástrojů
• štítek – typ nástroje
• nastavení úprav – smyčcové nástroje může editovat jen vedoucí smyčcové sekce, dechové nástroje jen vedoucí dechové sekce
• povinná pole – Nástroj, Typ nástroje

 

V historii verzí je možné vidět kdy komu byl který nástroj zapůjčen:

 

Nejprve měl nástroj zapůjčen žák Martin Růžek, poté Aleš Blažek.