V MS Outlook existuje skupina a skupina kontaktů. Rozdíl mezi nimi je poměrně výrazný. Více v článku.

Jak je základní rozdíl mezi skupinou a skupinou kontaktů (v cloudu označených jako seznam kontaktů)? Skupina slouží pro sdílení společného pracovního prostoru týmu. Oproti tomu skupina kontaktů slouží k seskupení mailových adres a posílání hromadných e-mailů.

Pokud chcete vytvořit seskupení e-mailových adres pro posílání e-mailu, použijte skupinu kontaktů. Typickým příkladem použití je vytvoření skupiny kontaktů je seskupení rodičů žáků, firemních klientů atp. Vytvořením skupiny kontaktů nevznikají žádné společné pracovní prostory, nevzniká společný skupinový mail…

Skupina kontaktů

Jak postupovat, když chci vytvořit skupinu kontaktů?

Skupina kontaktů se nenachází v sekci mail, ale v sekci Lidé. Zde se nachází položky Vaše seznamy kontaktů případně Vaše seznamy kontaktů. Zde je možné seskupené kontakty spravovat – vytvářet či upravovat skupiny kontaktů.

Skupinu kontaktů je možné vytvořit pomocí příkazu Nová skupina kontaktů na kartě Domů v sekci Lidé.

Sekce Lidé:

Pozn. V zobrazení poštovního klienta (první ikona dopisní obálky) vytvoření Nové skupiny kontaktů nenaleznete!

Příkaz Nová skupina kontaktů:

 

Pomocí příkazu přidat členy je možné do této nově vytvořené skupiny vložit kontakty.

 

Úprava skupiny kontaktů probíhá s pomocí příkazů Přidat členy, odebrat člena.

 

Pokud chcete dané skupině poslat mail je to možné například pomocí tlačítka E-mail.

 

Při použití skupiny kontaktů se v adresátech Komu zobrací název celé skupiny (Zkušební). Ten je možné rozbalit malým tlačítkem plus a některé kontakty případně „ručně“ odebrat případně i přidat.

Rozbalený seznam vypadá následovně:

 

Skupina kontaktů se zobrazuje v sekci Lidé v položce Vlastní kontakty. V náhledu je nastaveno zobrazení Vizitka.

 

Náhled Seznamu kontaktů pro cloudový Outlook:

V cloudové verzi se seskupení kontaktů nazývá Vaše seznamy kontaktů. To se nachází v sekci Lidé. Skupinu je možné upravit pomocí ikony Upravit. Skupině je možné poslat e-mail pomocí stejnojmenného příkazu.

 

Skupina

Skupina je seskupení lidí, kteří pracují na stejných projektech a kteří chtějí mít společný pracovní prostor.

Novou skupinu vytvoříte v sekci Lidé – karta Domů – Nová skupina

 

Při vytvoření skupiny se automaticky vytvoří:

• společný skupinový e-mail – viz Zkusebni-tymovy@softgatesro.onmicrosoft.com, k tomuto mailu mají přístup všichni členové skupiny.
• společný kalendář s názvem Zkusebni-tymovy
• společný prostor na Sharepointu
• společný Poznámkový blok 
• prostor aplikace Planner pro plánování týmové práce

K těmto skupinovým prostorům mají automaticky přístup všichni členové.

 

Automaticky vytvořený týmový kalendář s názvem Zkusebni-tymovy:

 

Náhled týmového Sharepointu – automaticky vytvořeného:

 

Náhled týmového Poznámkového bloku aplikace OneNote. Opět vytvořeného automaticky.

 

Další nastavení skupiny se nachází na kartě domů ve skupině Zkusebni-tymovy:

V nastavení je možné Přidat další členy, pozvat členy, upravit skupinu, opustit skupinu. Dále je možné nastavit upozornění co se ve skupině děje pomocí zaškrtávátek Sledovat v doručené poště.

 

Obrázek přesněji vystihující vytvoření společných prostorů při založení skupiny:

 

Rekapitulace

Skupina kontaktů – seskupení mailových adres

Skupina – vytvoření společných pracovních prostorů a společného e-mailu