Vytvořit v Powerpointu pěknou prezentaci není tak jednoduché, jak může na první pohled zdát. V následujícím článku jsou uvedené obecně platné zásady, jejichž dodržení může k vytvoření efektivní prezentace pomoci.

Než začneme vytvářet prezentaci:

Ještě předtím, než začneme vytvářet samotnou prezentaci, je dobré odpovědět si tyto na otázky:

• Co má být (hlavním) obsahem sdělení? Definování cíle pomůže vést prezentaci správným směrem a zbytečně neulpývat na (nadbytečných) detailech.
• Pro koho prezentuji? Mají účastníci podklady? Prezentace ve školách bývá zpravidla jinak pojatá než prezentace na konferenci. Důležité je, aby informace posluchače zaujaly. Pokud se s informacemi z prezentace dále pracuje, je dobré účastníkům vytisknout nějaké materiály, tak aby si nemusely dělat (rozsáhlé) poznámky.
• Jak prezentuji? Je důležité sladit obsah sdělení, použité materiály a grafickou úpravu prezentace s adresátem a tématem prezentace (např. použitím firemních barev). 

Rozsah prezentace a délka prezentace:

Uvádí se, že pro běžné účely je vhodný rozsah prezentace 8 – 12 snímků (bez úvodního snímku a příp. zdrojů) a ideální délka je 5 – 10 minut. Kratší prezentace nesplní svůj účel, delší může začít nudit. Pokud je nutné vyplnit prezentací vyplnit delší časový úsek, je vhodné zařadit nějaké jednoduché aktivity pro obecenstvo, mít v prezentaci dostatek obrázků, videa…

Velikost písma:

Pro dobrou čitelnost je vhodné použít písmo větší než 24 bodů. K menší velikosti písma se uchylujte jen tam, kde je to opravdu nezbytné. Pro nadpisy je vhodné použít velikost nejméně 40 bodů. V textu se nedoporučuje nepoužívat všechna písmena VELKÁ.

Množství textu:

Textu do prezentací nepište příliš! Orientačním vodítkem může být například doporučení 5 x 5. Jeden snímek by neměl obsahovat výrazně více než 5 odrážek a v každé odrážce by nemělo být o mnoho více než 5 slov.

Obrázky:

Obrázky by měly přímo souviset s textem na snímku nebo textové informace vhodně rozšiřovat. Obrázky by měly být dostatečně ostré a detailní, mít dostatečné rozlišení. Každý obrázek byste měli při prezentování umět okomentovat, co vyjadřuje a proč v prezentaci je. Obrázky v prezentaci rozmístěte rovnoměrně. Tedy tak, aby se v prezentaci nevyskytovalo příliš textových snímků za sebou. Velmi ceněné jsou vlastní obrázky (fotografie, schémata). V případě stahování z internetu důsledně dbejte na zásady správného citování. Pozor na zachování správného poměru stran obrázku!

Zvýraznění informace:

Nejlépe zdůrazníte informaci použitím tučného písma. Nedoporučuje se kurzíva, ta se hůře čte. Nevhodné je podtrhávání, to evokuje hypertextový odkaz.

Barevné kombinace pozadí a textu:

Nejvhodnější kombinací je černé písmo na bílém pozadí oživené barevným orámováním. Jiné barevné kombinace bývají hůře čitelné.

 

Animace snímků či textů:

Animace používejte jen v opodstatněných případech. Obvykle platí, čím méně, tím lépe. Vyberte ty nejjednodušší, které neruší. Složité animace přechodů snímků nebo pokročilé textové efekty nejsou žádoucí, pouze odvádí pozornost od obsahu.

Rozmístění objektů v prezentaci:

Nevhodné jsou přehlcené snímky ale i snímky, které zejí prázdnotou. Pokud na snímku zbývá větší prázdná plocha, vyplňte jej obrázkem, tabulkou, grafem. Text a obrázky by se neměly překrývat.

Tabulky a grafy:

Různé tabulky a grafy mají v prezentaci své místo. Dbejte na správné a jasné popisky. Nebojte se vytvořit snímky, které obsahují jen obrázky, schéma či tabulku. Dokáží ji zatraktivnit pro posluchače.

Jak prezentovat

• Soustřeďte se na publikum – udržujte oční kontakt, mluvte pomalu jasně a srozumitelně, pracujte s dynamikou hlasu, používejte přiměřeně otevřená gesta, stůjte klidně – nekývejte se.
• Text zobrazený na projektoru slouží jako vodítko (osnova) vašeho vyprávění. Nečtěte jej slovo od slova. Povyprávějte o tématu. Některé informace můžete také napsat do poznámek, které se zobrazí v prezentačním modu jen vám.
• Dejte pozor na správnou výslovnost cizích slov.

Další důležitá doporučení

• Důsledně dbejte na správný pravopis, raději dvakrát si zkontrolujte překlepy.
• Pozor na neověřené zdroje informací. Použijte více kvalitních zdrojů.
• Spíše nepoužívejte hudbu ani zvukové efekty.
• Zvolte vhodný poměr stran. Pro dataprojektory je to obvykle 4 : 3.
• Více informací rozdělte do více snímků. Zkracujte věty – někdy postačí jen heslovitá informace. Nahraďte text obrázkem, schématem, mapou a okomentujte to.
• Nekopírujte text z internetu, pouze tím zahltíte prezentaci textem.
• Využijte různá rozložení snímků: nadpis + text, porovnání, obrázek s popisky.
• V prezentaci nezdvojujte informace. Výjimkou může být závěrečné shrnutí.